YAPC::Asiaをやってきた

Yusuke Wada a.k.a. yusukebe

2014/09/20 Fukuoka.pm#25

自己紹介

• 和田裕介 / @yusukebe
• (株) ワディット代表取締役
• (株) オモロキ最高技術責任者兼取締役
• 写真で一言「ボケて」co-founder
• 著書「Web サービスのつくり方」技術評論社

ボケて

まさに題名通りの話をします

実行委員長として YAPC::Asia Tokyo 2014 を行った件

ただし…

セルフ・ルポタージュ的に

来年の話はおいといて…

これまでのざっくばらんなタイムラインと共に綴る…

話は 2013 年 10 月へ遡り…

YAPC::Asia Tokyo 2013 終了後

• 牧さん・櫛井さん引退
• 次回の YAPC をやりたい旨を牧さん含め色々な人に相談
• やることが決定

実行委員長及び JPA 理事に就任

お金が絡んでくるので JPA として動いた方が良い

恐怖の登記処理!!

登記変更届がマジ厄介

法務局 渋谷出張所

• 渋谷の法務局に4 回くらい通った
• はんこ屋に3 回行った
• 定款超重要

なんとか 11 月 1 日に JPA 理事就任

YAPC への最初のアクション

会場の確保

前回と同じく慶應協生館を確保

• 9 月〜11 月は既に埋まっていた
• 前回の印象が良かった
• 慶應ということで個人的につながりがあった

2014 年 0X 月

とある 2 人と話してコンセプトを固めていく

• キャッチフレーズ
• 後に確定するイベントトラックの存在など

There is more than one way to enjoy it!

2014 年 4 月/5 月

本格的に動き出す

• コアスタッフ招集
• コミュニケーションツールの確定
• デザイナーさんとの打ち合わせ
• 制作物第 1 弾デザイン依頼
• スポンサーメニューの作成
• メール営業
• Google スプレッドシートでの管理
• 予実管理
• 各スポンサーへの連絡
• Web サイトの立ち上げ

コアスタッフ

• 事前からある程度動いてもらうスタッフ
• 去年まで深く関わっていた方が中心
• 当日は各オペレーションのリーダー役

大体こんな役割があった

• 制作物の発注
• Web サイト周り
• チケット
• 当日必要になる弁当やゴミ処理などの手配
• 当日オペレーションの準備

とにかく経験を享受出来るのがありがたい

コミュニケーションツール

• Facebook グループが中心
• 管理項目は Google スプレッドシート
• マニュアルは Google ドキュメント
• チケット管理として最後だけ GitHub Issues を使った

制作物のデザイン

• 元々 JPA と関わりのある「コバヤシさん」にお願い
• 一度顔合わせしてイメージをすり合わせた

今年は 8 月ですし、花火のモチーフなんてどーですか？！

Web サイト

• 静的ページ/News ページは MovableType で構築
• トーク応募など動的な部分は Mojolicious アプリ
• フロントサーバでパスごとに rewrite

スポンサー関係

• スポンサーメニューは去年を踏襲しつつシンプルに
• 値段を調整
• 例: バックパネルスポンサーの値上げ
• メール対応のみでスポンサードする企業が多かった

YAPC と JPA のそもそものバリュー強し

メール対応

• エンジニアにとって慣れない作業
• ひたすらメールを送っては返信してその後管理
• 例: ロゴを送ってもらう際など非同期に連絡が来る

予実管理

• お金が絡んでいる以上経営的判断は必要
• 独自の予実管理を導入
• 入と出を 予=予想 実=実績 で把握

収入

支出

2014 年 6 月

• チケット販売打ち合わせ
• チケット発売とトーク募集開始
• トーク採択決定

チケット販売

• 実績から Peatix を採用
• 個人スポンサーの特典をリッチにして増やす策
• 販売期間が 1 ヶ月と短かったが無事目標枚数到達

トーク応募と採択

• 倍率 2 倍程度と予想以上に応募が来た
• about Perl and Everything
• インフラと多言語のトークが多い
• テスト関係のトークが 2 個だけだったのが印象的
• 実際に会場が盛り上がるかどうか？を想像して判断

結果比較的聴講者がバラける形になった

イベントトラック

ウズラさん担当

2014 年 7 月

• 制作物第 2 弾デザイン依頼
• CONBU チーム
• 制作物作成

Booking.com とのやりとり

• 牧さんに助けてもらいつつ自分で英文メール
• スポンサーについては直接電話も…
• まさかのスピーカー 2 名追加 (Sawyer 合わせて 3 名)

CONBU チーム

• 去年の YAPC ネットワークチームが元となって結成
• カンファレンスのネットワークを構築するボランティア軍団
• 事前から KMD/WIDE の加藤教授と協生館含んで打ち合わせ

今年は協生館から一度も怒られなかった…

当日必要な制作物

• パンフレット
• パンフレットに折り込む紙
• ストラップ
• 各種 T シャツ
• パーカー
• 幕間の CM データ
• etc.

難しい点

• スポンサーからデータをもらわないと動けない場合
• デッドラインが迫っている

納期の早い印刷屋などで対応

2014 年 8 月

• 会場見学
• 消防署への催し物開催届け出
• イベントスタッフ募集と懇親会
• スポンサー決定へ向けて
• 当日オペレーション計画
• マニュアルの作成
• 前夜祭準備

イベントスタッフ

• 当日手伝ってくれるスタッフ
• 京都から参加してくれた方もいた！
• コアスタッフが各持ち場のリーダーとなり指示を出す

オペレーションとマニュアル

• コアスタッフと共に当日の運用を詰める
• 4P くらいのマニュアルに落としこむ
• おそらくマニュアルをつくる作業自体が重要？

前夜祭前の準備

• 12 時から 14 時指定で荷物を受取る
• コアスタッフの指示のおかげで順調に
• 例: T シャツたたみやノベルティ詰め

当日

盛況

ただし… キャパオーバーは否めなかった

結果

1,361 人

Blog まだだから YAPC 終わってない件

• YouTube への動画アップ
• 反省会
• 来年について
• etc.

ちなみに…

YAPC は…

Yet Another Perl Conference

つまり…

以上今年の YAPC についてのセルフ・ルポタージュ

(来年はどーなる！？)